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Las pequeñas empresas tienen los mismos requisitos en cuanto al uso de la tecnología informática que las grandes. En vez de cometer errores comunes en la aplicación de las TIC hay que buscar soluciones específicas que ya existen en el mercado.

Por José Camilo Daccach T. DELTA Asesores

Nadie discute hoy la necesidad de la tecnología informática para llevar a cabo los procesos de las compañías en forma efectiva y eficiente, y en algunos casos, es condición imperante para garantizar la supervivencia de la empresa.

Nótese que no dijimos nada sobre el tamaño de la empresa, porque esta necesidad no es distinta por cuenta del tamaño de la empresa. Grandes, pequeñas, medianas y hasta micro empresas requieren hoy el uso de las TIC para mejorar su competitividad y productividad. A nivel de la gran empresa, no se encuentran muchos tropiezos para tener conciencia de esto e invertir dinero en su implementación.
A nivel de la micro, pequeña, y hasta mediana empresa las inversiones en tecnología informática por lo general se relegan por otras “urgencias” en otras aéreas del negocio, a las que no le negaremos importancia (como generar ingresos, producir, pagar el recurso humano), pero que si no se atiende a tiempo, podrá también dar al traste con todo el negocio.
Las pequeñas y medianas empresas por lo general cometen unos errores comunes, o bien para hacer a un lado la tecnología informática, o para postergar las decisiones acerca de las mismas, por múltiples razones y muchas de ellas entendibles.
El no necesitar una estrategia de TIC es el primero de ellos. Es claro que toda empresa grande empezó pequeña, y el potencial para crecer está ahí, pero pocas de estas empresas tienen planes estratégicos de TIC. Esto por lo general es por la falta de entendimiento de por qué un plan estratégico, asi sea una empresa de una sola persona, es importante. Para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas, la infraestructura de tecnología se confecciona en la medida que se necesite, sin tener claro cómo esta inversión apoyará la estrategia global de TI de la empresa.
Un plan estratégico de TI bien elaborado, y por supuesto, bien ejecutado, asegurará que se implementará la tecnología correcta, mejorando la satisfacción de los clientes, y resolviendo las necesidades del negocio. Sin un plan específico, las tecnologías se introducen a las empresas sin enfoque y pueden desmejorar la productividad del personal.
Otro error común es determinar que no tienen los recursos económicos para poder pagar por experiencia en asuntos de tecnología informática. Las grandes empresas cuentan con departamentos de TI extensos en personal y recursos, y buena parte de las demás empresas no cuenta siquiera con un departamento o persona encargada de las TIC, por lo que la tarea recae en el dueño o el gerente quien tiene que manejar estos temasen paralelo a manejar la compañía.
Los tomadores de decisiones en pequeñas y medianas empresas pueden abordar este tema en forma inteligente, recurriendo a proveedores locales para ayuda. Estas empresas tienen conocimiento técnico y amplia experiencia y pueden ayudarle a encontrar la mejor solución para las necesidades y presupuesto de la empresa. Desafortunadamente por lo general toma un problema serio en la seguridad o estabilidad del sistema de la compañía para llamar al especialista. Aunque creen que no pueden pagar por estos especialistas, la verdad es que no pueden correr el riesgo de no tener quien les colabore en esta área.
No necesitar más tecnología o no necesitar la última tecnología son disculpas comunes a este nivel. Es claro que no hay tiempo para identificar bondades y beneficios que vienen implícitas en los cambios periódicos de tecnología informática, y en muchas ocasiones los presupuestos son muy escasos, sin embargo una correcta planeación de estos reemplazos, o inclusive la incorporación de nuevas tecnologías como las soluciones móviles, pueden ser precisamente lo que catapulte la compañía al siguiente nivel.
Otros errores comunes están encerrados en frases como:
· Las soluciones de movilidad hacen gastar tiempo a mis empleados
· No tengo que preocuparme por la seguridad
· Puedo esperar para montar un plan de continuidad
· Puedo sacarle mas «recorrido» otro año a mis computadores

Hay muchos errores más, sin embargo no es necesario hacer una lista extensa para llamar la atención a la necesidad de establecer unos planes de tecnología para pequeñas empresas, de tal manera que les permita conocer lo que ofrece hoy el mercado para presupuestos bajos, como el manejo de servidores virtualizados, aplicaciones que se pagan por uso, departamentos de sistemas que no se requieren, y servicios externos por horas.
Para esto es necesario dos cosas: una clara oferta de servicios específicamente orientados a las pequeñas y medianas empresas, y la conciencia en la gerencia de estas empresas que la inversión en la tecnología informática no es una opción, es una necesidad.