La principal recomendación antes de retirar el dinero de la empresa es que, como propietario del negocio, tenga claro qué figura usará -ya sea dieta, dividendo, como empleado de planilla o bajo préstamo-. Por supuesto, es importante haberlo discutido con su asesor contable y no esperar a que sea el final del año fiscal para ver qué hacer con el dinero que han sacado de la compañía.
Michelle Goddard, gerente general de Finube Consultores, explica que cualquier persona dueña de una empresa debe llevar la contabilidad del negocio de manera ordenada y separada de la contabilidad personal.
“El mejor consejo es tener cuentas bancarias separadas, es decir, no utilizar para los gastos personales las mismas cuentas de la empresa y de ahí pagar los gastos diarios del hogar”, enfatizó Goddard.
Cinco formas sanas en que el propietario de la empresa puede retirar dinero
- Si además de ser el dueño, la persona trabaja en la compañía, podría estar en planilla. Goddard explicó que “claramente esto tiene un doble costo. El 10.5% que debe pagar a la Caja Costarricense de Seguro Social como empleado y el 26.5% que aporta como patrón. Además del impuesto al salario si supera los ¢842.000”.
- Si el dueño forma parte de la Junta Directiva puede recibir dietas, que pagan un 15% de retención al Ministerio de Hacienda. Para hacerlo de esta manera, tiene que existir un acta en el Libro de Asamblea de Junta Directiva sobre lo tratado en la sesión por la que fue remunerado.
- Como accionista también puede recibir dividendos, que igualmente pagan un 15% de retención al Ministerio de Hacienda.
- Si incurre en viáticos o gastos relacionados con el negocio, puede pedir las facturas a nombre de la compañía y le serán reembolsadas. Acá la pregunta más común es ¿qué tipo de gastos puedo incluir? Esto depende de la naturaleza y tipo de actividad de cada empresa.
- Otra opción es que la empresa le haga un préstamo al dueño. Esto implica registrarlo como un activo a nivel del Balance de Situación, que exista un contrato privado entre ambas partes y quede registrado en el Libro de Asamblea de Accionistas, con los términos y condiciones del préstamo. Por supuesto, con esta figura se entiende que el dueño devolverá el dinero a la empresa.
El problema más común es que el dueño simplemente retira dinero de la empresa sin ningún tipo de respaldo y luego piensa que esos gastos personales sin respaldo pueden ser deducibles.
Tome en cuenta que, si se trata de gastos o viáticos relacionados al negocio, lo mejor es pedir la factura a nombre de la empresa. Si se trata de gastos personales, como las clases de natación de los hijos, aunque tenga factura nunca será un gasto deducible.
“El principal riesgo de que un dueño de una empresa tome dinero de manera desordenada es cuando incluye como gastos deducibles del negocio todos sus gastos personales que fueron pagados sin tener ningún respaldo o figura como las explicadas anteriormente. Luego, en una revisión de Hacienda pueden retirar de la declaración de renta todos estos gastos y cobrar el impuesto correspondiente con sus multas e intereses”, alertó la experta.
¿Qué pasa si las finanzas están desordenadas?
Goddard comenta que han trabajado con muchos clientes que tenían años de manejar su contabilidad de forma muy empírica.
“Le puedo asegurar que nunca es tarde para poner en orden la empresa e implementar buenas prácticas fiscales y contables. Cuando el dueño decide hacerlo de esta manera es, normalmente, cuando el orden le permite al negocio crecer más rápido y generar más utilidades. Igualmente, los dueños alcanzan una tranquilidad mayor a la hora de gerenciar la empresa”, concluyó.
Sobre Finube Consultores
Finube Consultores es una empresa de contabilidad en la nube que brinda asesoría financiera y legal. Cuenta con amplia experiencia para acompañar y aconsejar a los tomadores de decisiones de las compañías, velando por el bienestar integral de todo el equipo de trabajo sin descuidar la seguridad del negocio.
Su oficina se ubica en Costa Rica, pero brinda servicio a todo Centroamérica.
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Artículo elaborado por el periodista: Josué Paniagua Arias | josuepaniaguaarias@gmail.com para EKA
