Anualmente el 5% de los gastos de una empresa se pierden por fraude e incumplimiento en la política de gastos. El 37% de los empleados presenta al menos una excepción a la hora de presentar
los informes de gastos. La implementación de soluciones tecnológicas para el control de gastos puede
reducir en un 54% las pérdidas económicas por fraude.La contingencia mundial por el COVID-19 ha llevado a las compañías a adaptarse rápidamente para seguir operando durante la crisis y a realizar una evaluación detallada de sus recursos con el fin de proteger su futuro y el de sus empleados.
Según un informe de la Organización Internacional del Trabajo, 4 de cada 5 personas –de las 3.300 millones que hacen parte de la fuerza de trabajo en el mundo– se han visto afectadas por la cuarentena y el cierre de los establecimientos y empresas.
En Costa Rica, la tasa de desempleo para el trimestre febrero, marzo y abril 2020 aumentó en comparación con el mismo trimestre de 2019. La tasa de desempleo nacional fue de 15,7%, en comparación con el mismo trimestre del año anterior, aumentó estadísticamente en 4,4 pp. Las mujeres presentan una mayor tasa de desempleo que los hombres (20,8% y 12,2% respectivamente) según el Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC). Guatemala y Panamá no tienen registros actualizados.
En este contexto, la gestión adecuada de los gastos empresariales es clave para que las organizaciones puedan ahorrar costos durante la crisis, mucho más cuando diversas dinámicas internas han cambiado por cuenta de la situación.
Por ejemplo, ante la ausencia de viajes, encuentros de negocios y reuniones con clientes, las organizaciones han tenido que reformular su gestión de gastos para asumir aspectos que hasta el momento no eran tenidos en cuenta. Así, elementos como herramientas de oficina para el hogar, muebles e incluso servicios públicos han comenzado a formar parte de lo que las empresas aportan a sus empleados para que puedan desarrollar sus actividades laborales en casa de la mejor forma.
Y no solo se trata de la inclusión de elementos adicionales que previamente no se tenían en cuenta. Las cuarentenas generales decretadas en el mundo para prevenir el contagio del COVID-19 obligaron a múltiples compañías a establecer teletrabajo para la totalidad del personal. Entonces, las empresas pasaron de legalizar gastos de solo algunos empleados a afrontar el reto de la gestión de esos gastos para la organización completa.
Cada uno de esos gastos representa un desafío, pues las compañías deben establecer dinámicas que les permitan gestionarlos de manera adecuada y que su organización no sea un caos. De acuerdo con Javier Pollitzer, Director de SAP Concur para Región Norte y Sur de América Latina, la situación descrita se muestra como el escenario ideal para que las empresas entiendan el aporte que puede hacer la tecnología en sus procesos de negocio. “Soluciones tecnológicas especializadas, como es el caso de SAP Concur, les dan a las organizaciones la capacidad de administrar de manera centralizada el manejo de sus gastos. Esto les permite ser más eficientes, agilizar procesos y obtener ahorros de dinero”, asegura Pollitzer.
Gastos con beneficios
Entre los beneficios para las empresas de una solución de gestión de gastos se encuentran
los siguientes:
– Reducción del tiempo necesario para ingresar gastos
– Reducción del tiempo de procesamiento y auditoría para los equipos de finanzas
– Reducción del tiempo empleado por los administradores para revisar y aprobar los gastos
– Reducción del 67% en la pérdida de recibos
– Detección y prevención de los gastos y viajes (T&E por sus siglas en inglés) que están fuera de política
– Controles adecuados para garantizar el cumplimiento de las políticas y gastos, así como la identificación de malas conductas
De ahí que las soluciones tecnológicas sean hoy la herramienta ideal para administrar de manera centralizada los recursos y evitar al máximo la pérdida de dinero y tiempo en procesos que no se encuentran totalmente regulados por las compañías. Sin duda, la crisis ha confrontado a los empresarios, permitiéndoles conocer las oportunidades que existen en la automatización de procesos y la digitalización de la compañía.
