Desde que fue concebido en el 2013, el expediente digital único del cliente en el Banco Nacional de Costa Rica ha reducido el uso del papel hasta 80% en la confección de los expedientes de tarjetas de crédito. Con esta herramienta, el usuario final recibe un servicio más ágil porque quienes poseen firma digital pueden agregarla, con sus datos, a los formularios bancarios para iniciar su solicitud de tarjeta de crédito, sin tener que desplazarse a la oficina bancaria y desde la comodidad del lugar donde se encuentren.
Además, mientras los documentos que presentó el cliente estén vigentes, ya no es necesario presentarlos otra vez para solicitar nuevos servicios financieros. Al ejecutivo bancario solo le bastará con consultar el expediente digital y únicamente solicitar los requisitos faltantes.
Utilizando como base Sharepoint, para aprovechar la plataforma ya existente, y con el apoyo de la empresa SiderysBSN, socio comercial de Microsoft Costa Rica, el Banco Nacional se dio a la tarea de crear un expediente digital único del cliente que pudiera, no solo administrar digitalmente los expedientes de los clientes internos y externos, sino que permitirá procesar los datos contenidos en dichos documentos para realizar un análisis inteligente y automatizado para la toma de decisiones.
“Realizamos una investigación de mercado para conocer las tecnologías para la administración de contenido y evidenciamos que Sharepoint está muy bien posicionada a nivel mundial en este rubro. Fue así como esta herramienta nos permitió desarrollar la arquitectura de información que necesitábamos para administrar el contenido del expediente único del cliente. Por otro lado, nos permite darle un carácter institucional a la solución y poder atender no solo la necesidad de administrar la información de los clientes, sino también, en un futuro, la relacionada con los procesos internos; por ejemplo, Recursos Humanos, Proveeduría, etc.”, explica Manrique Chacón, Director Corporativo de Tecnología del Banco Nacional.
Acumular 100 años de trabajo continuo utilizando papel le ha generado a la institución costos logísticos, costos de procesos y costos operativos al tener que desplazar los archivos a diferentes bodegas. Por ello, según proyecciones realizadas al inicio del proyecto, con la implementación del expediente digital se espera disminuir en al menos un 60% los costos de almacenamiento físico y un 50% por envío de la información entre oficinas o sucursales.
Este expediente digital utiliza la arquitectura de información corporativa que está diseñada para entrelazar datos y documentación de uso interdepartamental. Esto facilitará, en un futuro no muy lejano, que el banco pueda utilizar la información de un mismo cliente para tramitarle diferentes productos financieros y evitar que las personas tengan que presentar los mismos documentos, una y otra vez, para realizar diversas gestiones.
Actualmente, el expediente digital único del cliente ya está en funcionamiento en el proceso de colocación de tarjetas de crédito y su plataforma está lista para arrancar, próximamente, en los servicios de crédito hipotecario, de consumo, banca de desarrollo y cuentas de ahorro. “Esperamos que para este año, el expediente digital esté funcionando al 100% con dichos productos”, explica Chacón.
Microsoft SharePoint es una colección de productos y elementos de software que incluye, entre una selección cada vez mayor de componentes, funciones de colaboración, basado en el Explorador web, módulos de administración de procesos, módulos de búsqueda y una plataforma de administración de documentos.
