6 consejos para hacer conciliaciones bancarias efectivas
Experta asegura que un proceso contable claro y documentado sin demoras, es clave para una buena salud financiera en la empresa.
La conciliación bancaria es el proceso contable que le permite al dueño o gerente de una empresa tener un registro financiero completo de todas las entradas y salidas de dinero durante un periodo determinado.
Esto es vital para la salud contable del negocio, ya que si no se lleva a cabo, entonces los estados financieros podrían no ser completamente fidedignos.
Michelle Goddard, gerente general de Finube Consultores, explicó que es muy común que al auditar o revisar los estados financieros de una compañía “la información contable cambie de manera significativa porque no se estaban incluyendo el 100% de los gastos, debido a que no había un proceso de conciliación eficiente. Por lo tanto, esos estados financieros no reflejaban al 100% la realidad del negocio”.
Consejos para una conciliación bancaria eficaz
- Orden: El primer paso fundamental es llevar un orden de los registros contables. Es decir, tener un respaldo de cada salida o entrada de dinero. Además, es clave aplicar de manera correcta tanto los pagos de clientes como los pagos a proveedores.
- Registrar todo: Ya sean pago de facturas, ventas y compras de proveedores. Todo se debe registrar. Incluso, tomar en cuenta adelantos o pagos que no tienen una factura como respaldo. No se puede dejar por fuera ningún movimiento contable.
- Control diario: Este registro del día a día facilitará el tener certeza de todos los movimientos de la compañía para que, en caso de duda, se pueda solucionar rápidamente.
- Revisión semanal: Este chequeo es importante porque si se detecta un error, es mejor revisar movimientos al final de cada semana en lugar de hacerlo hasta el final de mes, cuando quizá sea más complicado recordar el origen de un pago.
- Evitar la acumulación de dudas: en cuanto haya una duda sobre alguna factura o el origen de algún dinero, lo ideal es buscar la respuesta lo más pronto posible para que la conciliación bancaria sea más efectiva.
- Automatizar procesos: la principal recomendación es aprovechar la tecnología para agilizar el trámite de conciliaciones bancarias. Goddard señaló que con el software contable Xero, que utiliza Finube Consultores, puede hacerse una conciliación de una cuenta bancaria de más de 500 movimientos en cuestión de minutos.
De acuerdo con Goddard, el 80% de los clientes que reciben por primera vez no tienen total certeza si anteriormente sus contadores realizaban las conciliaciones bancarias de todas sus cuentas.
“Nosotros en Finube descargamos el estado financiero en Excel de cada banco, se carga en Xero y desde allí se concilia cada movimiento de manera casi automática. Si hay errores, nos aparecen las líneas que no se pudieron conciliar y esto nos permite comunicarle al cliente lo que sucede, para luego corregirlo y así registrar correctamente la salida o entrada del dinero”, agregó Goddard.
Por eso, Goddard resaltó la importancia de crear una cultura en la organización de registrar todos los movimientos que se hacen en la empresa.
“Si en la compañía no hay nadie que pueda llevar este registro, nosotros entrenamos a la secretaria de la empresa, o alguna asistente, para que haga esta tarea y así saber que toda la información se incluye de manera adecuada. En empresas más grandes, puede ser que haya una persona encargada de esta labor exclusivamente y Finube también le brinda acompañamiento y supervisa su labor. De igual forma, podemos encargarnos de hacer todo el proceso de ingreso de información al sistema contable Xero”, detalló.
El principal reto, resaltó Goddard, es cuando una empresa no tiene procedimientos contables ordenados y claros. Por ejemplo, es un error que una organización no tenga bien definido el equipo a cargo de procesar facturas, pagos y entrega de pedidos. O que no exista claridad hasta dónde llega la responsabilidad de cada quien.
“Uno de nuestros objetivos es lograr que los clientes tengan procedimientos contables ordenados, documentados y que cada persona de la cadena de trabajo sepa muy bien qué hacer. Es muy común encontrar compañías que no tienen por escrito estos procedimientos o que ni siquiera han pensado en la importancia de tenerlos y comunicarlos”, concluyó.
Más información y asesoría
Finube Consultores es una empresa de contabilidad en la nube que brinda asesoría financiera y legal. Cuenta con amplia experiencia para acompañar y aconsejar a los tomadores de decisiones de las compañías, velando por el bienestar integral de todo el equipo de trabajo sin descuidar la seguridad del negocio.
Su oficina se ubica en Costa Rica, pero brinda servicio a todo Centroamérica.
Contacto
Michelle Goddard, gerente general
Whatsapp: +506 8343–6031
Correo electrónico: [email protected]
Sitio web: www.finube.com
Artículo elaborado para EKA por el periodista : Josué Paniagua Arias | [email protected]
