Estilo de VidaNegociosNotas GlobalesHarvard dice cómo tener reuniones eficientes

¿Siente que en ocasiones pierde su tiempo en reuniones? Conozca algunos datos interesantes, y consejos para hacer reuniones efectivas.

De acuerdo a una publicación de Harvard Business Review, en promedio, el 15% del tiempo de las horas totales de trabajo en una organización, es invertido en reuniones. Este porcentaje aumenta significativamente en los rangos más altos de las compañías, alcanzando un 33% en los CEO’S.

Esta realidad no supondría un inconveniente si el tiempo invertido en reuniones fuera productivo; pero, cada vez más, la dificultad de mantener la concentración y el foco de los participantes durante el transcurso de las mismas se complica.

El tiempo es el recurso más valioso de cualquier compañía. Tomando en cuenta que las reuniones aún siguen teniendo relevancia dentro de las organizaciones, compartimos los principales consejos del libro “Dirigir reuniones efectivas” publicado por Harvard Business Press.

Objetivos de la reunión.

Sí, parece obvio que, para fijar una reunión, es preciso tener claro cuáles son sus objetivos, pero esto no siempre es así.

En las organizaciones, muchas reuniones se llevan a cabo por rutina, porque siempre se trabajó así, o porque es preciso abordar una situación, que bien podría haberse resuelto con un llamado telefónico o en un chat. Por este motivo, el hecho de tener bien claro si realmente es necesaria una reunión y, en caso afirmativo, que la misma tenga un objetivo claro, es el primer paso para asegurar su éxito.

Asistentes.

Las personas que conforman una reunión van a determinar el éxito o fracaso de la misma.

Más allá de que es preciso determinar por qué una u otra persona debe participar de cada uno de los encuentros que organices, el número total de participantes es también determinante.

¿Conoce la regla 8–18–1800? De acuerdo a los autores, si se debe resolver un problema o tomar una decisión, la reunión no debe tener más de 8 participantes; más personas en una sala, generarían conflictos mayores. En cambio, si el objetivo es realizar un lluvia de ideas, 18 es el número ideal de asistentes (no se preocupe, la idea es recabar ideas, no buscar un consenso entre todos los participantes). Por último, si el objetivo es que toda la organización se entusiasme con una novedad, por ejemplo, el lanzamiento de un nuevo producto, invita a 1800 personas, es decir a todos los de la organización.

Agenda e información relevante.

Es preciso que cuente con una agenda del día que incluya todos los puntos que se van a tratar en el encuentro, quién va a abordar cada tema, y cuánto tiempo se destinará al desarrollo de cada asunto. Una vez en la reunión, intente no desviarse de su cronograma.

Para ello, es imprescindible que comparta de antemano tanto la agenda del día como la información relevante que será abordada durante la reunión, para que la misma se desarrolle de la manera más organizada posible.

Roles.

Es preferible si asigna roles previo al comienzo de la reunión: ¿quién estará a cargo de las presentaciones? ¿quién tomará nota de todo lo conversado? ¿cómo sabrán si están cumpliendo con el tiempo previsto? ¿quién estará a cargo de contar los votos, si fuera necesario? Una vez más, el sentido común es el menos común de los sentidos, y por más obvio que parezca, el hecho de ponerse a decidir en el momento quién estará a cargo de cada uno de los puntos mencionados, no es más que una pérdida de tiempo durante la propia reunión.

Puntualidad e infraestructura.

Una vez que organizó meticulosamente la reunión, el siguiente paso es garantizar el éxito de la misma. Para ello, además de todos los aspectos ya mencionados, es determinante que el encuentro comience y termine en hora, y que, previo al comienzo del mismo, se asegure de que cuenta con toda la infraestructura necesaria para su correcto desarrollo.

Termine la reunión a la hora pactada, y recuerde, cuanto menos dure, mejor.