Desde hace 10 años las plataformas de mensajería instantánea se han convertido en un aliado importante para lograr una comunicación fluida con familiares y amigos. Y a su vez, también juega un papel clave en el mundo profesional.
No hay marcha atrás, los mensajes y grupos llegaron para quedarse, pero es importante mantener un control y regulación, y dar el mejor uso a este servicio de comunicación digital.
Es por esta razón, que Karla Sánchez, HR Talent & Development Consultant de Telefónica Costa Rica brinda cinco claves para motivar a los usuarios a hacer un uso más eficiente y correcto de esta herramienta:
1. No se puede dejar de formar parte de estos conglomerados virtuales.
Si las reglas del grupo son directas y claras no hay forma de no sentirse cómodo al pertenecer a algún grupo de trabajo. Sin embargo, cualquier integrante del grupo puede dejar en claro que por circunstancias especiales o situaciones extraordinarias, puede pausar su participación. Es indispensable un buen manejo de los mensajes y las respuestas en el grupo.
2. Reglas claras con un protocolo fácil
El coordinador o líder del grupo de trabajo, debe establecer un parámetro con reglas claras y concretas sobre el uso del chat y en ese sentido, los integrantes deberían acatarlas. Estas reglas deben establecerse a nivel organizacional y que dentro de cada grupo se definan las reglas específicas. Con un protocolo fácil, simple y accesible se le facilita la vida a todos los integrantes.
3. El horario
¿Se debe contestar fuera del horario laboral? Esto dependerá de la urgencia e importancia del asunto, un recordatorio de envío de correo electrónico durante el fin de semana carece de inmediatez y podría indisponer a los miembros del equipo. La principal recomendación es que se llegue a un acuerdo claro entre el jefe y los colaboradores sobre lo que es necesario, imprescindible y mandatorio.
4. Evitar comentarios y opiniones fuera de contexto
Estos grupos, al igual que cualquier otro tipo de comunicación institucional, no deberían incluir comentarios machistas o discriminatorios de cualquier tipo ideológico, religioso, político, socioeconómico o de diversidad sexual. Lanzar ofensas sobre estos temas podría suponer sanciones previamente acordadas en los contratos laborales.
5. Evitar mensajes explícitos
Bajo ninguna circunstancia se debe enviar contenido explícito sexual a los grupos de trabajo, ya sean las famosas stickers, memes, fotografías o videos. Esto supone en muchos casos un delito que conlleva sanciones legales e incluso puede provocar el despido sin responsabilidad patronal de los colaboradores.
Heilyn Gomez
Editora de contenido digital de la Revista EKA. Periodista. Asesora de comunicación y estudiante de derecho.
