6 años han transcurrido desde la primera ocasión en la que se habló de factura electrónica como una opción para mejorar entre otras cosas, la recaudación fiscal en el país.
Cuatro administraciones de gobierno tuvieron sobre sus escritorios las observaciones, recomendaciones y aportes de expertos como el Comité Nacional de Factura Electrónica-GS Uno para resolver cada uno de los obstáculos que se iban presentando en el camino hacia su implementación.
El pasado mes de enero, el viceministro de Hacienda, Fernando Rodríguez, afirmó que se espera que la factura electrónica se implemente a finales de este año. La incógnita que surge tras sus declaraciones es si esta vez será cierto.
Ante este panorama, la Asociación GS Uno, organización que propuso en el año 2000 la implementación de esta herramienta, hace un llamado a los costarricenses para que se informen sobre el posible cambio y se preparen para una nueva forma de facturación.
A continuación le compartimos algunos puntos que debe de saber al respecto de esta migración para el proceso de facturación electrónica.
– ¿Qué es factura electrónica?
Es un documento comercial con efectos tributarios generado en una plataforma digital y que sustituye a la tradicional factura en papel. Bajo este formato electrónico se trabajan además documentos como notas de crédito y débito, acuses de aceptación o rechazo de documentos y el tiquete electrónico (comercios detallistas). Es importante aclarar la factura electrónica no es un PDF ni una imagen ni un documento escaneado; es un archivo con un formato estándar utilizado a nivel de sistemas informáticos llamado XML.
– ¿Cómo cambiará el proceso de compra para los consumidores?
El cambio más visible se realizará a nivel interno de los comercios, en pagos empresa-empresa. Sin embargo, cuando se aplique la obligatoriedad, los consumidores tendrán la opción de recibir sus facturas al correo electrónico. Esta factura tendrá la misma validez que una impresa pero naturalmente un proceso de comunicación e información será muy importante para que el consumidor se acostumbre muy rápido a no recibir un pedazo de papel.
– ¿Cómo se tienen que preparar los comercios y empresas para este cambio?
En primer lugar las empresas y comercios deben contar con firma electrónica y su respectivo certificado digital para que el documento tenga validez. Después, los interesados deben contactar a una compañía que brinde el servicio de venta e instalación de un software de facturación electrónica que variaría de acuerdo a sí las empresas ya cuentan con un sistema de información contable interno, o bien (sobre todo para las empresas más pequeñas-Pymes) contratar los servicios WEB de Factura Electrónica donde un tercero se encargara de todo el proceso de emisión, envío y custodia de las Facturas Electrónica, con un costo muy bajo para la Pyme. La Asociación GS Uno Costa Rica brinda asesoría, capacitación y apoyo a todas las empresas que deseen implementar/utilizar la factura electrónica.
– ¿Las pymes pueden utilizar factura electrónica?
La factura electrónica es un excelente aliado para las micro, pequeñas y medianas empresas pues les simplificará los trámites y les generará un ahorro significativo integral.
– ¿Es costoso migrar hacia el sistema de factura electrónica?
No es un costo es una inversión, y esta dependerá de varios factores como el nivel de desarrollo contable de la empresa (si cuentan o no con un sistema informático contable), la cantidad de transacciones financieras que realiza, entre otros. Un servicio web de Factura Electrónica como el descrito anteriormente, le cuesta a la Pyme desde $20 al mes, pero la empresa que desee integrar la Factura Electrónica en su sistema financiero/contable, dependerá del tipo y tamaña del mismo
– ¿Cuáles son los beneficios de implementar esta herramienta?
- Empresas más competitivas gracias a una optimización integral al experimentar una mejora en: el proceso de cuentas por cobrar y por pagar, el flujo de efectivo de la empresa, servicio al cliente, la automatización de otras áreas logísticas y comerciales de la empresa.
- Se evita la pérdida de facturas e información importante gracias a que se crea un repositorio para las mismas. A la vez, se tiene en disposición permanente esta información.
- Se puede hacer procesos de integración hacia los sistemas internos evitando la re digitación de datos y los errores asociados.
- Disminución del impacto ambiental gracias la disminución de impresiones de papel.
- Se reducen sustancialmente los tiempos de generación, envío y puesta en trámite de la Factura.
- Se reducen los tiempos de recuperación de las cuentas por cobrar
- Transparencia.
- Automatización.
- Manejo de información confiable en tiempo real.
- Excelente paso inicial para insertarse en el mundo del Comercio Electrónico y por lo tanto del Intercambio Electrónico de Datos “EDI”.
- Nuevas oportunidades de negocios.
- Incremento de la rentabilidad.
Enrique Rivas Leyva
Periodista. Asesor de comunicación para distintas marcas, tanto a nivel nacional como regional, desarrollando estrategias y contenido editorial, relaciones públicas, comunicación política, marketing y social media. Editor de Contenido Digital de la Revista EKA.
